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一流的组织需要一流的采购支撑

08-15 14:41:21

作者中国科学院上海生命科学研究院
采购部主任 赵晓雷

在科学院和药物研发企业从事十余年的采购管理工作, 虽不是供应链管理相关专业科班出身,但通过对采购日常工作的实践总结,对比企业化采购和科研院所、高校的科研采购管理,觉得科研采购管理还是有很多进步的空间。这里从科研物资采购管理的角度,做一些采购管理方面的总结和经验分享,希望对科研采购人能够有所帮助。

 

  • 明确采购管理部门职责

采购管理部门主要是围绕企业的生产生活,通过目标管理,保证企业发展,协助企业达成使命。

 

1、合规性 

通过采购制度和标准化操作流程的建立,保证供应链紧密相关的信息流、物流、资金流的全流程合理合规。

 

2、成本控制

论证需求方案和合理性之后,通过招投标、议价谈判、供应商管理等方式,控制企业生产活动成本。但这里需要明确一个概念,成交价格≠成本,因为除了直接成本、间接成本之外还有很多隐性成本都需要专业的采购去统筹考虑和控制。

 

3、质量管理

通过供应商筛选和管理、产品验收、质检、运输和存储管理等方式,保证生产活动所需各类物资的质量达标。

 

4、提高效率

从供应链的全生命周期出发,考虑整个供应链的效率。包括物流、法规、订单、合同、归档、信息、质控、进出口、报关报检、物流配送、仓储、领用等各角度去做好流程衔接和优化,做好企业内部支撑服务,为企业赋能和增加价值。同时通过精益管理来避免浪费,包括时间浪费、流程浪费、等待浪费、多次搬运浪费、库存浪费、错误浪费等等。

 

5、风险管理

做好内外风险评估、查找风险点,保证供应链稳定健康。包括企业战略、组织结构调整和人员变动等内部不可控因素;供应商履约能力、市场情况变化、技术淘汰等外部风险;以及包括进出口政策等其他不可控风险等。

 

  • 制定采购战略

 

为完成采购职责,采购管理部门需要制定相关采购战略,涉及制度、经验、团队、工具等自身资源条件,也需要兼顾企业业务现状、法规、财务资金、物流仓储、质检、科研生产场所等客观情况。

 

1、战略定位

根据企业情况和现有资源,确定采购使命,制定采购战略。比如是体制内单位,首先确定哪些是“政府采购”,哪些是不纳入“政府采购”管理的。对于单位可自行决定采购方式的,考虑是自建采购团队,还是采购外包,或者部分采购外包,或者是使用部门自行采购为主。各有利弊,需要权衡分析,对长远规划来说,自建团队加部分非核心业务外包,个人认为是比较灵活和高效的方式。

 

2、职责分工和SOP

明确采购管理部门的权限,以及需求使用部门、法务、合同、审批、质检、财务、仓储、监管等各管理主体的职责范围和权限。配套相应SOP标准操作流程,覆盖采购权限、申请、比价议价、供应商管理、审批、出入库、质检验收、付款、履约售后和考核评价等全采购流程;建立沟通协调机制。制定各采购品类的标准合同模板、业务单据、审批单、出入库单、验收单和请款单等。

 

3、管理工具的选择

采购信息化管理系统是目前的主流趋势,可以协助企业实现高效采购,并且做好追溯、即时查询和统计分析等。但是信息化建设还无法实现完整的供应链管理,信息化只是采购去完成自身使命和职责的第一步而已,比如一部分流转审批、物流单据、合同、报关单、验收报告、财务单证和发票等的处理还是无法完全做到信息化。但是相信随着物联网技术的发展,以及海关推行无纸化办公,国家推行电子发票和电子签名等背景下,逐步全流程电子化操作是一个发展方向。

 

4、分析和改进机制

对采购数据的分析,可以了解企业各项物资品类的支出金额、占比,可以了解供应商的结构构成情况,进口国产商品比例,采购物资的效率等。分析结果可以帮助发现现有问题,改善现有流程,做好持续的改进。因为没有一个一成不变的采购制度和流程,能够去适应企业的不断发展和市场环境的变化。

 

5、公开透明

透明的采购流程,可保证全程规范可追溯,这样也可以形成一个无形的网,来约束和保护采购这样一个敏感的职位。对内可以及时了解所有采购核心信息,对外部主管部门公示主要采购信息,对社会公示相关经济活动,引导良性监督,进行阳关采购。

 

三、采购执行和贯彻

针对采购职责,在战略框架内,采用有效的战术安排,分解管理目标,组织专业团队,分项实时和完成团队使命。

 

1、供应商准入和筛选

目前中国市场营商环境良好,社会企业活跃,有利于竞争,但是同时造成供应商良莠不齐和筛选困难,对于采购来说对供应商履约能力的判断,就变得异常复杂。在这种情况下,必然需要建立供应商准入和评价标准,对供应商进行筛选和分类管理。

首先建议分析清楚哪些是核心供应商和主要供应商,可以针对性的发展成为战略合作供应商或战略合作伙伴。同时也需要一定的制度空间,保留采购的操作灵活度,一个是需要适当引入供应商之间的良性竞争,一个是对企业的供应链稳定性要有保障作用。比如很多进口的科研物资,国内已有成熟的代理商和供应商体系,但有时候一些平行进口供应商,未尝不可作为选择,一个是对供应链的稳定控制得以提升,一个也可作为对国内现有代理商的约束和激励。

 

2、商务谈判

谈判这个说辞有点严肃,但是这个环节确实是落实一切采购目标的核心步骤。采购需要帮助企业落实关于产品质量、价格、增值服务、质检、付款和售后履约等合作框架,同时通过谈判来控制企业总成本。


作为采购,给人先入为主或者第一印象就是要谈价格,供应商谈判价格的方式有多种多样,总体来说需要依据企业自身情况来设定目标,筛选供应商之后,进行针对性的谈判。谈判前首先需要获取和了解市场信息,避免信息不对称,谈判过程中可以用到多种方式和技巧来试探获取供应商底线。比如还可以通过包括招投标、电子投标、电子反向竞标、议价谈判等方式,通过这些流程和规则设计,来达成商务谈判的目标;商务谈判当中注重采购技巧,最基本容易掌握的就是以量取价,比如药品流通领域的“4+7”带量集中采购方式。采购也可利用信息不对称、引入竞争、商务谈判能力、影响力等方式和供应商进行商谈,也可以通过开展仓库物料寄售,成本和定价分析方法,总成本分析法,梯度成交价格,里程碑销售额返点返货等方式进行合作,以期达到谈判目标。针对常年涨价的进口产品可以尝试通过谈判来锁定价格,以抵消进口汇率风险。

不过不论采用何种方式达成协议,同时需要兼顾供应商动力,一切基于双赢的情况下,供应商才有驱动力去把产品质量和服务做好。

 

3、采购管理系统

采购战略的落实,需要具体的信息化系统予以支撑。采购管理系统最基本需要的是流程可控、可追溯、无漏洞、不可越权操作、不可串改等安全保证。采购管理系统一般按照业务流程和职责分工,需包含权限设置、采购申请、审批、采购管理、合同管理、物流仓储管理、财务支付、数据管理、供应商管理等系统模块。具体是各企业根据自身情况判断,可购买市场上现有的信息化系统,或是按需定制开发。对于科研院所和高校来说,采购需求多样,需求使用部门多,供应商繁多而且行业跨度大,如何选择信息化系统帮助提高支撑效率,需要兼顾和考虑的方面比较复杂。

按照发展的角度来说,成熟的采购管理系统应考虑通过和供应商的管理系统进行EDI数据交换等信息化对接。通过双方深入合作,进行采购订单直接对接、集中合同签署、货物集中配送、财务集中结算等业务方式,提高双方业务效率,释放人员压力。

 

4、供应链物流管控

在供应商履约过程中的单据合规性、质控和质检、库存和物料折损、库存管理和消耗等供应环节,也是需要采购人员统筹考虑的。比如个人接触的科研进口试剂领域,相关产品从国外厂家发运,到国际运输、检验检疫、清关到供应商仓库保存,之后通过物流配送或快递到达客户的仓储,整个供应链环节对于相关产品的低温运输,是否有严格的执行,很难去核实和追溯。也希望物联网的技术发展,能够给到一些类似二维码溯源、物流仓储实时监控、物流温度检测记录设备DataLogo的使用等解决方法,帮助改进相关供应链管理。


供应链物流相关流程,潜藏很多不可直接观测到的隐性成本耗费,专业的采购团队,需要以需求和问题为导向,不应简单的把问题简单的转嫁给供应商,毕竟羊毛出在羊身上嘛。而应该针对普遍性、共性问题,引导供应商的相关配合意识和全供应链成本概念,双方一起努力探索相关优化和解决方案。从长期来说,双方的磨合和业务优化,应该实现对双方的共同成长。

 

5、沟通改善和增效赋能:

专业的采购团队,要有全局观,需要有把控全供应链成本的统筹能力。通过采购团队赋能和内部沟通赋能,协调企业内部各部门衔接流程,做好和使用、质控、财务、资产和后勤等部门的信息和系统的实时对接,提高内部效率。通过外部沟通供应商,采购也要学会向供应商赋能,让供应商学习和成长,共同优化双方业务配合和流程,提高供应链效率。比如说对于国内很多初创企业来说,不论产品质量、物流供应、信息化建设、还是商务能力都无法和强大的外资企业比拟。采购方在业务进程中,不断向供应商传授行业先进理念和赋能,供应商也会快速吸收和成长,并会正向反馈到采购方的供应链系统中,起到增效降本的作用。


对于业务效率的理解,其实也很简单,比如现在国家倡导的物联网;协助车辆快速通行的高速公路ETC设备;国家大力发展的高铁和高速公路网等,都是围绕着在目前的经济环境形势下,如何进一步提高社会整体生活生产效率这样一个目的来展开的。

 

6、绩效分析

都说现代化的战争,都是信息的战争,商场亦如是。供应链二端甲方乙方的博弈战争,不论作为甲方乙方,首先要基于数据分析和信息来做决策。分析报告可作为决策层的参考依据,可协助管理层做好目标分解。内部绩效分析,可帮助改善沟通,寻找潜在风险点防控;外部供应商数据分析,可协助分析供应链分布情况;外部供应商绩效分析可作为供应商评级和分级的依据。例如对供应商备库情况和交期评估,鼓励优质服务供应商,给与一定付款账期等优先级,以激发供应商服务动力。比如协助供应商在保证交货的同时,减少交付产品的包装材料等,降低包装成本和人员拆装成本,同时通过减少随货包装垃圾,引导供应商承担社会责任。

 

四、总结和展望

作为采购人员应有清晰的大局观,同时又需要极强的精益管理能力,具备跨专业知识储备,包括海关进出口、国际运输和贸易、技术、行业现状和发展、项目管理、信息化建设、物流管理、合同法务、质量管理和财务等各领域知识。

作为采购人员需紧贴企业使命和需求,制定采购战略和制度,组建优秀的团队,优化企业内部各职能部门流程。通过激活供应商之间的竞争,强化和供应商之间的配合,提高生产活动优质高效,开展定期评估和分析,持续改进。

其他特殊板块业务,包括危化品、冷链运输、反射性材料、实验动物、淘宝电商采购和服务采购等未做细致讨论,这些也是科研采购人员需要深入研究的板块。同时对于采购管理中涉及的内部轮转换岗、关联业务管理、文档存储经验积累、科研采购的进口免税优化等也未作细致讨论。

对于后续供应链的发展展望来说,在国家倡导电子发票、电子签名、电子印章、电子档案等背景下,应该在服务企业战略的基础上,建立科学发展的理念,逐步朝着轻资产、高效率、便捷管理的全流程信息化方向努力。围绕各采购主体个性化的需求,如何开发各信息化管理系统,同时支持各系统之间电子数据共享和交换对接,是需要潜心努力推进的。另外随着物联网技术的发展,打通信息化系统和物流供应链的自动化对接,尤其是非标准物件如何的高效跟踪、出入库和流转等,都是亟待突破技术瓶颈和建立相应标准的。

工作要有效率、业务要有效力,达到超期效果。

做简单的甲方确实容易,做专业高效的甲方,真心不容易。


本文来源于:微信公众号—采购与供应链专栏

相关关键词:
品质管理 企业管理咨询 企业管理论坛
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用户评论

西安墓园唐昭陵永久墓园

专业度:0

职场新手

2楼 | 2019-08-18 15:13:23

可以 。好的

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